I. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych, których dotyczy niniejsza informacja jest Sieć Badawcza Łukasiewicz-Instytut Organizacji i Zarządzania w Przemyśle „ORGMASZ” z siedzibą w Warszawie (00-879), ul. Żelazna 87, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie Wydział XII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr 0000098349 („Administrator”). W sprawie przetwarzania danych osobowych z Administratorem można skontaktować się pod adresem wskazanym powyżej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem e-mail: rodo@orgmasz.lukasiewicz.gov.pl  

1. Niniejsza informacja określa zasady przetwarzania przez Administratora następujących danych osobowych:
a) danych osobowych osób, które kontaktują się z Administratorem drogą telefoniczną, za pomocą poczty e-mailowej lub drogą tradycyjnej korespondencji w jakiejkolwiek sprawie, a nie są kandydatami do pracy lub współpracy, klientami, kontrahentami Administratora czy ich osobami kontaktowymi;
b) danych osobowych kandydatów do pracy lub współpracy z Administratorem biorących udział w procesach rekrutacyjnych lub składających aplikacje niezależnie od prowadzonych rekrutacji;
c) danych osobowych przekazywanych Administratorowi podczas spotkań, konferencji (np. w formie wizytówek);
d) danych osobowych pracowników oraz osób reprezentujących kontrahentów i klientów Administratora.
2. Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe w związku z prowadzoną działalnością i przetwarza je zgodnie z przepisami prawa, w tym przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, „RODO”).
3. Zasady przetwarzania danych osobowych przez Administratora w związku z zawieranymi umowami są przekazywane osobom, których dane dotyczą w sposób odrębny, przy zawarciu umowy.

II. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

1. Dane osobowe osób, które kontaktują się z Administratorem drogą telefoniczną, za pomocą poczty e-mailowej lub drogą tradycyjnej korespondencji, przekazane podczas rozmowy telefonicznej lub zawarte w tej korespondencji, a nie są kandydatami do pracy lub współpracy, klientami, kontrahentami Administratora czy ich osobami kontaktowymi, są przetwarzane wyłącznie w celu prowadzenia tej rozmowy lub korespondencji oraz załatwienia sprawy stanowiącej przedmiot rozmowy lub korespondencji lub odpowiednio w celu nawiązania czy prowadzenia współpracy i relacji w ramach prowadzenia działalności, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora i podstawę prawną tego przetwarzania (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
2. Dane osobowe kandydatów do pracy lub współpracy z Administratorem biorących udział w procesach rekrutacyjnych lub przekazujących Administratorowi swoje aplikacje niezależnie od prowadzonych rekrutacji są przetwarzane w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego, oceny kandydatów, ich zdolności i kwalifikacji oraz wyboru kandydata lub kandydatów do pracy lub współpracy. W przypadku wyrażenia przez danego kandydata odrębnej zgody, dane będą również przetwarzane w celu zaproszenia takiego kandydata do udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych i przeprowadzenia tych procesów z jego udziałem. Szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy przekazywane są kandydatom w trakcji procesu rekrutacyjnego.
3. Dane osobowe przekazywane Administratorowi podczas spotkań, konferencji (np. w formie wizytówek) są przetwarzane w celu budowania sieci kontaktów biznesowych i zawodowych oraz możliwości pozostania w kontakcie z osobą, której dane dotyczą, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora i podstawę prawną tego przetwarzania (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
4. Dane osobowe pracowników lub osób reprezentujących kontrahentów i klientów Administratora są przetwarzane w celu kontaktowania się z za ich pośrednictwem z kontrahentami i klientami w związku z bieżącymi sprawami dotyczącymi między innymi wykonywania umów między Administratorem a kontrahentem lub klientem, realizacją współpracy, otrzymywaniem i składaniem zleceń oraz odpowiadaniem na pytania, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora i podstawę prawną tego przetwarzania (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
5. Wszelkie zgody na przetwarzanie danych przez Administratora mogą być wycofane w każdej chwili, co nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody.

III. Odbiorcy danych osobowych

1. Odbiorcami danych osobowych będą tylko instytucje i organy uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Ponadto dane osobowe przetwarzane przez Administratora mogą być ujawniane podmiotom zewnętrznym świadczącym usługi na rzecz Administratora na podstawie zawartych z nim umów. Mogą to być między innymi: podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, lub usługi IT, agencje marketingowe, ubezpieczyciele, kurierzy czy dostawcy oprogramowania wykorzystywanego przez Administratora w bieżącej działalności.
2. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora mogą być wyjątkowo, jedynie w niezbędnym zakresie, przekazane partnerom Administratora przetwarzającym je poza obszarem Europejskiego Obszaru Gospodarczego, np. w związku ze świadczeniem przez te podmioty na rzecz Administratora usług informatycznych, w tym w chmurze. Bezpieczeństwo danych osobowych zapewniają stosowane przez Administratora odpowiednie zabezpieczenia, m.in. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
3. Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu przetwarzaniu.

IV. Okres przetwarzania danych osobowych

1. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora w związku z kontaktowaniem się z Administratorem osób, których dane dotyczą drogą telefoniczną, za pomocą poczty e- mailowej lub drogą tradycyjnej korespondencji w jakiejkolwiek sprawie są przetwarzane przez czas trwania prawnie uzasadnionego interesu Administratora, tj. do czasu załatwienia sprawy, której dotyczy rozmowa telefoniczna czy korespondencja lub przez czas trwania współpracy.
2. Dane osobowe przekazywane Administratorowi podczas spotkań, konferencji (np. w formie wizytówek) są przetwarzane przez czas trwania prawnie uzasadnionego interesu Administratora będącego podstawą tego przetwarzania.
3. Dane osobowe pracowników oraz osób reprezentujących kontrahentów i klientów Administratora przekazywane Administratorowi są przetwarzane przez czas trwania prawnie uzasadnionego interesu Administratora będącego podstawą tego przetwarzania (np. przez czas trwania umowy, z której wykonywaniem związane jest przetwarzanie tych danych osobowych) oraz następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń związanych z umową, z którą związane jest przetwarzanie tych danych.
4. W przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody Administrator zaprzestanie ich przetwarzania także w przypadku wycofania zgody osoby, której dane dotyczą, na ich przetwarzanie.
5. Dane osobowe przetwarzane na podstawie uzasadnionego prawnego interesu Administratora przestaną być przetwarzane po wniesieniu przez osobę, której dane dotyczą, sprzeciwu wobec przetwarzania, jeżeli zezwalają na to przepisy prawa.

V. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobom, których dotyczą dane osobowe przetwarzane przez Administratora przysługują następujące prawa:
a) prawo do otrzymania informacji o przetwarzanych danych osobowych, dostępu do nich i uzyskania ich kopii;
b) prawo do żądania sprostowania danych osobowych, które są nieprawdziwe;
c) prawo do żądania usunięcia danych np. jeżeli nie są one już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub jeżeli osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę na przetwarzanie;
d) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania np. w przypadku zakwestionowania prawidłowości danych, na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić ich poprawność;
e) prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych przez Administratora w celach marketingowych oraz przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
f) prawo do przenoszenia danych, tj. do otrzymania tych danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz do zażądania przesłania tych danych osobowych innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; niniejsze uprawnienie dotyczy tylko danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy oraz wyłącznie w zakresie, w jakim te dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany;
g) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, czyli do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. Ponadto, w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, taka osoba ma prawo w każdej chwili wycofać udzieloną zgodę, co nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
3. Aby skorzystać ze swoich praw, osoba, której dane dotyczą powinna skontaktować się z Administratorem. Dane kontaktowe zostały podane w punkcie 1 niniejszej informacji.

VI. Źródło pochodzenia danych osobowych

1. Administrator najczęściej otrzymuje dane osobowe bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą.
2. W przypadku niektórych osób, których dane dotyczą, np. pracowników lub osób reprezentujących kontrahentów i klientów Administratora, dane osobowe zostały pozyskane bezpośrednio od tych osób lub od podmiotów, które reprezentują, np. od ich pracodawców, podmiotów, na których rzecz świadczą usługi lub z którymi współpracują w inny sposób. Zakres tych danych obejmuje najczęściej imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko, miejsce pracy oraz informacje o zakresie obowiązków czy wykonywanych czynności na rzecz kontrahenta lub klienta.
VII. Informacja o dowolności lub obowiązku podania danych
Podanie danych osobowych, o których mowa w niniejszej informacji jest dobrowolne, jednakże ich podanie i przetwarzanie jest niezbędne do realizacji celów, dla których te dane są przetwarzane.

VIII. Zmiany i aktualizacja informacji

Niniejsza informacja jest na bieżąco weryfikowana i aktualizowana przez Administratora. Wszelkie zmiany zostaną opublikowane na stronie internetowej Administratora www.orgmasz.pl.