Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i przeprowadzenie Konferencji/seminarium  dla przedstawicieli min. świata biznesu (przedsiębiorstw) i przedstawicieli ekspertów w zakresie innowacji przedsiębiorstw.

Konferencja adresowana jest do przedsiębiorców, przedstawicieli Instytutu Sieci Badawczej Łukasiewicz, ośrodków zajmujących się innowacyjnością, organizacji pozarządowych, jednostek samorządu terytorialnego.

Wykonawca zobowiązany jest zrealizować przedmiot zamówienia według poniższego opisu, a w szczególności do:

1) merytorycznego opracowania, przeprowadzenia i obsługi konferencji;

2) ustalenia szczegółowego programu konferencji w uzgodnieniu z Zamawiającym;

3) zapewnienia w programie konferencji:

a) wystąpienia gościa specjalnego,

b) wystąpienia eksperta z dziedziny innowacyjności przedsiębiorstw,

c) wystąpienia eksperta z dziedziny biznesu,

d) wystąpienia eksperta świata nauki,

4) zapewnienia osoby prowadzącej konferencję (konferansjera/moderatora);

5) zapewnienia opiekunów organizacyjnych obecnych podczas trwania konferencji do obsługi technicznej konferencji (min. 2 osoby);

6) przygotowania, w porozumieniu z Zamawiającym, prezentacji multimedialnej, wyświetlanej na ekranie na wstępie i w przerwach konferencji, zawierającej m.in.: tytuł konferencji, informacje o organizatorze oraz wymagane ;

7) przygotowania, w porozumieniu z Zamawiającym, treści zaproszenia z programem oraz wydrukowania i wysłania 150 zaproszeń wraz z programem i wysłania ich do odbiorców w terminie uzgodnionym z Zamawiającym (papierowo i/lub elektronicznie);

8) przygotowania i przekazania materiałów informacyjnych dla mediów, celem przekazania informacji o realizowanej konferencji do wiadomości publicznej;

9) zapewnienia udziału w konferencji przedstawiciela mediów, min. jednego przedstawiciela prasy, radia lub telewizji;

10) wynajmu sali konferencyjnej – granice administracyjne Miasta Stołecznego Warszawy z dogodnym dojazdem samochodem oraz środkami komunikacji publicznej wyposażona w:

a)  pełne zaplecze sanitarne dostosowane do liczby uczestników;

b) serwis kawowy powinien być podany w innym miejscu niż sala wykładowa;

c) bezpłatne szatnie;

d) obiekt musi dysponować  infrastrukturą dostosowaną do potrzeb osób niepełnosprawnych;

e) miejsce wraz z wyposażeniem na prowadzenie recepcji/ sekretariatu konferencji min. 4 krzesła, 2-3 stoły.

11) wykonawca zapewni usługę gastronomiczną podczas konferencji, składającą się z:

a) serwisu kawowego przed rozpoczęciem konferencji:

1. kawa czarna z ekspresu dla każdego uczestnika, ze stosownymi dodatkami, o których mowa poniżej;

2. herbata /różne rodzaje- w tym czarna i owocowa/oraz wrzątek w termosach;

3. woda mineralna gazowana, niegazowana w butelkach- 0,5 litra na osobę;

4. cukier, śmietanka/ mleko do kawy, cytryna dla wszystkich uczestników;

b) przerwy kawowej w czasie trwania konferencji. Przerwa obejmuje dla każdego uczestnika:

1. kawa czarna z ekspresu,

2. herbata czarna i owocowa oraz wrzątek w termosach,

3. woda mineralna gazowana, niegazowana w butelkach- 0,5 l na osobę,

4. soki owocowe- dwa rodzaje- po 0,3 l na osobę,

5. cukier, śmietanka/ mleko do kawy, cytryna dla wszystkich uczestników,

6. owoce podane w całości- dla wszystkich uczestników,

7. dwa rodzaje ciastek – po dwa kawałki na osobę,

wraz ze stosowną zastawą, z wyłączeniem naczyń jednorazowego użytku;

c) obiadu jednodaniowego dla każdego uczestnika w tym;

1. mięso na ciepło- dwa rodzaje do wyboru,

2) danie dla wegetarian- dwa rodzaje do wyboru,

3) zestaw surówek ze świeżych warzyw lub/i gotowanych warzyw- trzy rodzaje,

4) dodatki (ziemniaki, kasza, ryż lub frytki),

6) woda mineralna 0,3 l jedna porcja.

Posiłki winne posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe oraz estetyczny wygląd. Wykonawca przy oferowaniu posiłków powinien stosować świeże produkty spożywcze.

Zasada urozmaicania powinna dotyczyć wszystkich posiłków. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia potraw i napojów zgodnie z zaproponowanym i zaakceptowanym przez Zamawiającego menu oraz zobowiązany jest to zapewnienia zaplecza technicznego i obsługi potrzebnej do sprawnego przeprowadzenia usługi gastronomicznej, z uwzględnieniem wszelkich prac porządkowych po zakończeniu konferencji.

Wykonawca zapewni stosowną zastawę z wyłączeniem naczyń i sztućców jednorazowego użytku. Posiłki muszą być serwowane na terenie obiektu konferencyjnego.

12) zorganizowania i obsługi recepcji konferencji, a także rejestracji gości- recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym lub przy wejściu/ wejściach do głównej Sali konferencyjnej. Obsługa recepcji 2 osoby. Zadaniem recepcji będzie : obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji, w tym udzielanie uczestnikom informacji dotyczących spraw organizacyjnych; rejestracja uczestników, logistyka i dystrybucja materiałów wśród uczestników konferencji.

13) zapewnienia i rozdania wszystkim uczestnikom konferencji materiałów konferencyjnych; Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia jednego egzemplarza materiałów dla Zamawiającego na potrzeby dokumentacji;

14) sporządzenia sprawozdania z przeprowadzonej Konferencji wraz z prezentacją dobrych praktyk i przekazania go Zamawiającemu.

15) Informacje dodatkowe:

a) ilość osób/uczestników konferencji: ok. 100 osób;

b) minimalna liczba godzin dydaktycznych konferencji: 6 godzin dydaktycznych;

c) liczba dni konferencyjnych: 1 konferencja/ 1 dniowa,

d) termin konferencji: konferencję należy zrealizować do 20 grudnia 2019 r.

16) Oferty prosimy składać w wersji elektronicznej lub papierowej do 26 listopada 2019 roku do godziny 10:00, na adres mailowy: instytut@orgmasz.pl, lub na adres: Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytut Organizacji i Zarządzania w Przemyśle „ORGMASZ”, ul. Żelazna 87, 00-879 Warszawa.